Comenzar un proyecto personal no es una tarea sencilla. Aún cuando se trate de una sociedad, donde las responsabilidades recaen en dos o más personas, iniciar cualquier actividad demanda un trabajo previo que incluye una larga lista de tareas que es necesario realizar para evitar a futuro un dolor de cabeza.
Elegir cuál es el tipo societario más conveniente para el negocio, cómo y dónde inscribirla, qué impuestos hay que pagar, qué libros hay que llevar, dónde hay que rubricarlos, qué tipo de facturas hay qué emitir y dónde pedir autorización para hacerlo, son algunos de los interrogantes más comunes.
En este escenario, iProfesional.com buscó respuestas y consultó a expertos en la materia que explicaron los aspectos clave a considerar para un nuevo emprendimiento.
Además, destacaron la importancia de la planificación, esa herramienta con la cuál se pueden disminuir los costos de constitución e, incluso, la carga tributaria.
1. Visión y misión, las claves del éxito
Leonardo Glikin, abogado consultor en Planificación Patrimonial en Empresa y Familia y titular de Caps Consultores, señaló como fundamental que "el negocio comience con un Plan de Negocio", que, por lo menos, debería contener lo siguiente:
"El concepto de visión ayuda a definir la dimensión de los esfuerzos, nuestro espíritu de grandeza. La misión nos ayuda a focalizarnos", remarcó el especialista.
Para graficarla, el experto indicó: "Imaginemos, por ejemplo, un coleccionista de estampillas que decide coleccionar las que tengan flores, es decir, define su misión".
"Eso le permite poner su atención en ciertas estampillas y también decidir que las que no corresponden a esa misión, son moneda de cambio", sostuvo el experto y agregó: "Toda la atención del filatelista va a estar puesta en los temas relativos a esas estampillas en las que se especializa".
"Y no van a ser las mismas acciones, y los mismos esfuerzos, si la visión es: `tener la colección más grande del mundo´, que `tener una bella colección, bien ordenada´, o `tener una razonable con la inversión más baja que resulte posible´", remarcó Glikin.
En otro orden de ideas, el experto señaló que "una vez establecidas misión y visión, es posible definir objetivos, a 5, 3 y 1 año. Por lo menos, los objetivos a 1 año deberían estar definidos. Aunque a los tres meses haya que reformularlos".
2. ¿Sólo o acompañado?
Una de las cuestiones a tener en cuenta por los emprendedores es decidir si se va a conformar una sociedad o, por el contrario, se encarará el negocio en cabeza de una sola persona.
Al respecto, el consultor tributario Iván Sasovsky destacó que "esta disyuntiva es la primera a dilucidar, y ello depende de las características del emprendimiento y de la situación previa de sus partícipes".
"Hay que contemplar que las mismas se van a definir de acuerdo al ramo de actividad a realizar, el volumen de ventas esperadas, y las características de los potenciales clientes y proveedores", expresó el especialista.
"En este punto, debe ponderarse que siempre la opción de realizar un emprendimiento en cabeza propia resulta lo más fácil y, por ende, la opción más económica", indicó Sasovsky.
Sin embargo, remarcó que "ello sería posible siempre que la realidad sea observada desde una perspectiva muy reducida y sin tener en cuenta la complejidad del mundo empresario, que no sólo justifica los costos constitutivos de una sociedad. Muchas veces, necesariamente por ley, determinados emprendimientos deben revestir determinadas figuras societarias".
3. Elección del tipo societario
Si la elección fue constituir una sociedad, hay que determinar cuál será la que mejor se acople con el negocio.
En este aspecto, Sasovsky destacó que "se deben considerar las cuestiones societarias (costos constitutivos, trámites administrativos, responsabilidad de los partícipes, entre otros) de la mano de las impositivas".
"Así, existen determinadas situaciones en las cuales optar por la constitución de una sociedad irregular, por ejemplo, puede acarrear un importante ahorro en términos tributarios, por lo cual es trascendental tener presente esto", indicó el especialista.
Además, explicó que "existen otras formas asociativas como: las sociedades de carácter civil, las sociedades de hecho, los condominios, fideicomisos, entre otras, que pueden convertirse en una opción interesante a contemplarse".
De esta manera, Sasovsky destacó algunas de las ventajas que poseen los tipos societarios:
Para conocer más detalles sobre los tipos societarios, lea más "A la hora de los negocios: ¿Conviene más constituir una SA o una SRL?" y "¿Cuál es la mejor figura societaria para emprender un negocio entre amigos?".
4. Inscripción de la sociedad
Desde el estudio San Martín Suarez & Asociados, Víctor Galeano (Asociado por el Departamento de Impuestos) y Sergio Stobodzian (Asociado por el Departamento de Bookkeeping & Administration) remarcaron que "si optamos por encarar el emprendimiento a través de una sociedad, el primer paso será registrar la misma en el Registro Público de Comercio respectivo, a través de la conformación de un estatuto".
"En este caso seguramente sea necesaria la asistencia por parte de abogados o escribanos", remarcaron los especialistas y agregaron: "Acelerando las gestiones es posible obtener la inscripción en 15 días aproximadamente".
En tanto Glikin recordó que "en la Ciudad de Buenos Aires no hay una inscripción en Registro Público de Comercio, sino que sus funciones son cumplidas por la Inspección General de Justicia".
5. Rúbrica de libros
Tal como lo establece la Ley de Sociedades Comerciales, elegir un tipo social trae aparejado cumplir con una serie de obligaciones entre las que se encuentra la de registrar las operaciones en los libros de comercio.
En este aspecto, Galeano y Stobodzian explicaron que "será necesario rubricar en el organismo correspondiente los libros mandatorios (diario, compras, ventas, inventario y balance, actas), en donde se detallarán las futuras transacciones de la sociedad".
Y advirtieron que "trámites como éste suelen ser engorrosos, dado que requieren firmas certificadas por escribano, abonar tasas y presentar varios formularios" y que "pueden demandar de 15 a 30 días".
6. Inscripción en impuestos
Otro punto importante corresponde a la registración ante los organismos fiscales, tanto nacionales como provinciales, para lo cuál hay que optar primero si va a inscribirse en el Monotributo o en el Régimen General.
"Este punto es muy importante, porque determina la forma por la cual se va a tributar y, su definición, depende tanto de factores internos -restrictivos propios de cada régimen-, como de factores externos que dependerán lineal y exclusivamente de las formas asociativas adoptadas enunciadas precedentemente", expresó Sasovsky (Lea más: "Ser monotributista no siempre es más barato: en qué casos conviene y cuándo se paga más").
Una vez tomada la decisión, Galeano y Stobodzian indicaron que el trámite consiste "en muchos casos, de presentaciones en forma electrónica luego ampliadas en forma presencial con diversa documentación".
Asimismo, recomendaron que "tanto en el caso de la AFIP como en Rentas recomendamos hacer un buen check-list antes de presentarse en las dependencias correspondientes, para evitar idas y vueltas que demoren el proceso".
"En el caso de la AFIP, aconsejamos acercarse personalmente a la dependencia fiscal que corresponde al domicilio de la compañía para interiorizarse acerca de toda la documentación que será requerida para formalizar la inscripción", resaltaron los expertos.
Y agregaron: "Si bien el marco normativo es único, podremos observar que cada agencia puede tener parámetros de interpretación distintos y exigir requisitos adicionales".
Sin abandonar el tema impositivo, Sasovsky remarcó que "hay que tener presente que cualquier tipo societario que revista la categoría de contribuyente del Régimen General se va a ver sensiblemente afectado por los regímenes recaudatorios de retención y percepción, tanto como sujeto pasivo o activo, lo que significa una mayor carga administrativa además de los efectos financieros que todos estos mecanismos implican".
7. Pedido de talonario de facturas
Al momento de realizar ventas, todos los contribuyentes deberán facturar esas operaciones y, para ello, deberán solicitar autorización al fisco.
En este sentido, Galeano y Stobodzian recordaron que "para solicitar autorización en AFIP para emitir facturas tipo `A´ -hoy en día- se deben cumplir con ciertos parámetros de solvencia económica, de lo contrario sólo podrán obtenerse talonarios de facturas tipo `M´".
Asimismo, explicaron que las mismas "resultan pasibles de retenciones de IVA del 21% y Ganancias del 3%. O bien de facturas `A´ con leyenda, que obligan al destinatario a efectuarnos el pago en la cuenta bancario cuyo CBU hayan informado previamente a la AFIP".
Por otro lado, quienes deban inscribirse al régimen de factura electrónica, deberán ingresar al servicio con clave fiscal de "Regímenes de Facturación y Registración (REAR/RECE/RFI)", opción R.E.C.E, con una antelación mínima de 5 días hábiles administrativos a la fecha a partir de la cual comenzará a emitir los comprobantes electrónicos originales.
8. Registro de empleados
Galeano y Stobodzian resaltaron que "un capítulo aparte radica en el hecho de si la sociedad contará con empleados registrados en su nómina".
En ese caso, los especialistas sostuvieron que deberán encarar los siguientes trámites:
9. Administración: algo que no puede quedar en manos de nadie
La administración del negocio es algo que muchos consideran un gasto innecesario, pero que, sin embargo, es tan importante como cualquier otro sector.
Los especialistas de San Martín Suarez & Asociados indicaron que "un tema no menor será el de planificar cómo se llevará la contabilidad y administración de la sociedad constituida".
Y puntualizaron algunos tips importantes al respecto:
10. La habilitación de los comercios
Otro de los aspectos que no hay que perder de vista es el de la habilitación del local comercial u oficina, así como también toda industria, depósito o servicio que pueda incluir el proyecto.
Si bien no es lo mismo un restaurante que una ferretería, existe una serie de requisitos que son elementales para abrir una unidad de negocio, siempre que la decisión sea instalarse en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
Así, según informaron desde la Dirección General de Habilitaciones y Permisos porteño, para iniciar el trámite los interesados necesitarán:
La documentación deberá presentarse en la mesa de entradas en la dependencia ubicada en Perón 2933 (en el horario de 9.30 a 13.30 horas), y el trámite podrá ser efectuada por "el interesado en forma directa y personal o mediante la intervención de cualquiera de los profesionales intervinientes y/o autorizados por el requirente en el testimonio de escritura a través de Internet", remarcaron.
Bonus track: Stop loss, cuándo decir basta
Si bien los deseos de los emprendedores es crecer, no siempre los proyectos llegan a buen puerto. Y para no perderlo todo, los especialistas recomiendan trazar el stop loss.
"Una cosa muy importante en un negocio nuevo es definir el `stop loss´: hasta qué momento seguimos si no se nos dan los resultados. Cuál es el máximo de inversión", indicó Glikin.
"También es necesario asegurar las fuentes de financiamiento, y pensar en el plan de salida, si las cosas no funcionan: cómo se va a liquidar el negocio, o transferir a terceros, preservando en lo posible la relación entre las personas involucradas", señaló el experto.
Asimismo, Glikin indicó que "pensar lo negativo y adoptar decisiones al respecto, permite evitar amarguras y hacer inversiones razonablemente".
Del mismo modo, sostuvo que es necesario trazar "un plan de contingencias, que implica pensar en estrategias de reemplazo en caso de imposibilidad de trabajar de alguno de los fundadores del negocio: quién se hará cargo y de qué manera".
Y, para finalizar, recordó la parte positiva y recomendó obtener "muchos documentos visuales (fotos, filmaciones) y muchos testimonios que alguna vez, si las cosas van bien, formarán parte de la historia del que ahora es un nuevo negocio. Casi, como cuando guardamos la primera ecografía, como recuerdo".
Gonzalo Chicote
iprofesional.com
